penggunaan program kasir

Cara Penggunaan Program CoolSoftware Point Of Sales

Secara garis besar dalam penggunaan program CoolSoftware Point Of Sales (POS) ini terdapat 5 kegiatan, yaitu :
1. Entri data Master dan Stok Inventori.
2. Pembelian Stok Inventori dari sales.
3. Penjualan oleh kasir kepada pembeli.
4. Pelaporan.
5. Proses Akhir Hari.

Penjelasan:
1. Entri Data Master dan Stok Inventori.
Data Master Inventori adalah deskripsi dari suatu barang, seperti misalnya Kode Inventori, Nama Inventori, Harga Jual dll. Yang perlu diperhatikan disini adalah pada Master Inventori tidak menggambarkan banyaknya
stok inventori.
Data Stok Inventori adalah jumlah stok yang tersedia untuk setiap Master Inventori yang ada, karena program POS menggunakan sistem FIFO (First In First Out) maka setiap Inventori bisa memiliki lebih dari satu stok inventori yang dibeli dengan harga pokok yang berbeda. Misalnya saja untuk produk Kopi XYZ di toko terdapat sisa 5 sachet stok yang dibeli tanggal 1 Januari 2005 dengan harga pokok Rp500, dan sisa 50 sachet stok yang dibeli tanggal 25 Januari 2005 dengan harga pokok Rp540.
Untuk melakukan entri data Master Inventori dilakukan dengan cara masuk ke program POS dengan menggunakan wewenang Inventori, kemudian klik menu Entri  Master dan Stok Inventori.

2. Pembelian Stok Inventori dari Sales.
Setelah data Master Inventori telah dientri oleh user dengan wewenang Inventori, maka selanjutnya untuk pembelian inventori tersebut dapat dilakukan oleh user dengan wewenang kasir. Hal ini dilakukan dengan masuk sebagai user dengan wewenang kasir kemudian klik menu Transaksi  Pembelian Inventori.
Pada window Pembelian Inventori kemudian diisikan kolom-kolomnya seperti Nama Sales, Tanggal Faktur, Nomor Faktur dll. Setelah itu kasir dapat mengisikan Kode Inventori yang dibeli, jumlah pembelian, dan harga pembelian. Setelah kasir memasukkan tanda ‘+’ pada kolom kode inventori maka kasir dapat melakukan penyimpanan data pembelian inventori.
Setelah transaksi pembelian inventori ini tersimpan maka akan otomatis Inventori yang dibeli tersebut akan ditambahkan kedalam data Stok Inventori dengan harga pokok sesuai dengan harga beli dibagi dengan jumlah beli.

3. Penjualan Oleh Kasir Kepada Pembeli.
Penjualan oleh kasir kepada pembeli adalah kegiatan utama yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan laba/keuntungan. Untuk melakukan penjualan dilakukan dengan masuk ke program POS dengan wewenang Kasir. Setelah itu window penjualan dapat diakses dengan klik menu Transaksi  Transaksi Penjualan Barang.
Didalam window Penjualan Barang ini untuk setiap penjualan barang, kasir tinggal mengisikan kolom-kolom yang tersedia kemudian dilanjutkan dengan menekan tombol Enter.
Untuk melihat kode inventori pada kolom Kode Inventori dapat ditekan tombol F1 untuk menampilkan window pencarian inventori. Setelah itu kasir dapat memasukkan nama barang yang ingin dicari kodenya, kemudian jika kode barang ditemukan, kasir dapat menekan tombol Enter.
Untuk membatalkan item barang yang dibeli dari list daftar barang, dapat dilakukan dengan memasukkan kode inventori yang ingin dibatalkan pada kolom Kode Inventori dilanjutkan dengan menekan tanda ‘-‘ (tanda kurang).
Untuk melakukan penyimpanan transaksi dapat dilakukan dengan menekan tanda ‘+’ (tanda tambah) pada kolom Kode Inventori dilanjutkan dengan menekan tombol Enter.

4. Pelaporan.
Laporan yang paling sering dilihat adalah :
- Laporan Rugi Laba, untuk mengetahui keuntungan dari penjualan dalam satu hari.
- Laporan Penjualan, untuk mengetahui jumlah penjualan oleh kasir.
- Laporan Pembelian, untuk mengetahui pembelian barang yang dilakukan oleh kasir dari sales.

5. Proses Akhir Hari.
Proses Akhir Hari dilakukan untuk menutup Tanggal Sistem, dan kemudian melakukan pembukaan tanggal sistem untuk keesokan harinya. Hal ini dilakukan dengan masuk ke program dengan user yang memiliki wewenang Manajer, kemudian mengklik menu Sistem  Proses Akhir Hari.
Tanggal Sistem adalah tanggal yang dipakai sistem untuk menyimpan data-data transaksi. Tanggal sistem belum tentu sama dengan tanggal pada komputer. Pada program, tanggal sistem dapat dilihat di pojok kiri bawah window, dan tanggal komputer dapat dilihat pada pojok kanan bawah window.